„Wenn ein Publikum nur zuhört, nimmt es Ihnen 12 % Ihres Inhalts weg. Indem Sie es visueller gestalten, können Sie das Verständnis und die Erinnerung des Publikums auf 26 % erhöhen. steigt auf 51 %.“ Markus Lavergne
Die Dringend-Wichtig-Matrix ist ein unglaublich einfaches und leistungsstarkes Tool, mit dem Ihre Kunden ihre Zeit effektiver verwalten können. Es ist auch ein überzeugendes und hilfreiches Werkzeug, das Sie in einem Workshop oder Seminar verwenden können – indem Sie sie einbeziehen und darauf reagieren.
Anhand eines einfachen Rasters definiert es Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit:
- Quadrant 1 – Krisen – DRINGEND und WICHTIG
- Quadrant 2 – Ziele und Planung – NICHT DRINGEND und WICHTIG
- Quadrant 3 – Unterbrechungen – DRINGEND und NICHT WICHTIG
- Quadrant 4 – Ablenkungen – NICHT DRINGEND und NICHT WICHTIG
10 einfache Schritte zur Verwendung der dringend wichtigen Matrix in einem Workshop oder Seminar
1. EINLEITUNG: Teilen Sie zunächst die Gesamtmatrix mit Ihren Workshop-Teilnehmern und stellen Sie sicher, dass sie das Konzept verstehen. Dies geschieht idealerweise, indem Sie es auf einem Whiteboard oder Flipchart vorzeichnen.
2) EIN TIEFERES VERSTEHEN: Gehen Sie als Nächstes jeden Quadranten durch und bitten Sie Ihre Workshop-Teilnehmer, Beispiele für Aktivitäten zu nennen, von denen sie glauben, dass sie in jeden Quadranten passen – nicht nur ihre eigenen –, sondern auch Dinge, die sie bei anderen sehen. Beginnen Sie sie bei Bedarf mit ein paar eigenen Vorschlägen (siehe Liste unten). Und wenn die Leute sie ausrufen, schreiben Sie diese auf die weiße Tafel oder das Flipchart.
Quadrant 1 – Wichtige UND dringende Aufgaben, die wir „Krisen“ nennen. Beispiele beinhalten; Ein wichtiger Kunde ruft an und beschwert sich, dass er seine Bestellung IMMER NOCH nicht erhalten hat, eine unumstößliche Deadline für ein Projekt naht und Sie noch lange nicht fertig sind, Ihr Strom wurde abgestellt, weil Sie vergessen haben, Ihre Rechnung zu bezahlen, eine dringende Reise den Zahnarzt für etwas, das Sie schon länger stört.
Quadrant 2 – Wichtige und nicht dringende Aufgaben, die wir Ziele und Planung nennen. Dazu gehören Dinge wie eine Überprüfung der Prioritäten und Aufgaben, Arbeiten an Großprojekten, Instandhaltung und Renovierungen zu Hause, rechtzeitige Vereinbarung von Gesundheitsterminen, Budgetierung (am Arbeitsplatz und zu Hause), Bezahlen von Rechnungen, Aufbau von Beziehungen bei der Arbeit/Netzwerken, Kontaktpflege Beziehungen zu Hause, Bewegung und gesunde Ernährung.
Quadrant 3 – Nicht wichtige und dringende Aufgaben, die wir Unterbrechungen nennen. Beispiele für Unterbrechungen durch andere sind Unterbrechungen in der Familie, unwichtige Telefonanrufe, einige E-Mails (insbesondere der E-Mail-Pinger) und Besprechungen von unwichtigen/anderen Personen.
Quadrant 4 – Nicht wichtige UND nicht dringende Aufgaben, die wir Ablenkungen nennen. Dazu gehören das ständige Abrufen von E-Mails, übermäßiges Fernsehen, Internet oder die Nutzung von Computerspielen, übermäßiges Entspannen und Schlafen, selbstkritische Gedanken, Klatsch/leeres Plaudern und die einzigartigen „Flucht“-Aktivitäten der Menschen.
3) MACHEN SIE ES PERSÖNLICH: Lassen Sie Ihre Teilnehmer nun die Quadranten zeichnen (oder geben Sie ihnen eine gedruckte Version) und bitten Sie sie, in jedem Quadranten spezifische Beispiele auszufüllen, die für sie einzigartig sind. Stellen Sie sicher, dass jeder mindestens ein persönliches Beispiel in JEDEM Quadranten hat.
4) BEWERTUNG: Bitten Sie sie als Nächstes, den Prozentsatz der Zeit zu schätzen, den sie in jedem Quadranten verbringen, und schreiben Sie diese Zahl für jeden Quadranten auf. NB. Stellen Sie sicher, dass dies ein Bauchgefühl ist – fragen Sie sie nach ihrer ersten und sofortigen Antwort, damit sie keine Zeit haben, die Zahlen anzupassen und sie besser klingen zu lassen! Erinnern Sie sie gegebenenfalls daran, dass Ehrlichkeit und Bewusstsein der Schlüssel zu Verbesserungen sind.
5) ÜBERPRÜFUNGSZEIT: Also, in welchem Quadranten verbringen sie die MEISTE Zeit? Wie fühlt sich das an? Warum denken sie das? Der Prozentsatz und die persönlichen Aktivitäten, die sie jedem Quadranten zugewiesen haben, geben ihnen nun die Möglichkeit zu überprüfen, wie sich a) ihr Zeitmanagement (oder Fehlen davon) auf ihre Gefühle auswirkt und b) wie sie ihre Zeit effektiver verbringen könnten.
Quadrant 1 – Krisen – Sind sie gestresst? Heben Sie für Menschen, die die meiste Zeit in Krisen verbringen, die negativen Auswirkungen von Stress hervor. Vielleicht gehört der Umgang mit Krisen zu ihrem Job? Oder mögen sie vielleicht einfach nur das Drama? Wie könnten sie mehr Zeit in Quadrant 2 verbringen?
Quadrant 2 – Ziele und Planung – Für Menschen, die die meiste Zeit mit Zielen und Planung verbringen – großartig – gratuliere ihnen! Wahrscheinlich haben sie das Gefühl, alles unter Kontrolle zu haben, sind sich im Klaren darüber, wohin sie gehen, und sind vielleicht sogar entspannt in ihrer Arbeit. Helfen Sie ihnen hier, indem Sie fragen, wie sie NOCH effektiver sein könnten. Bauen sie Beziehungen auf, wenn potenzielle Krisen eintreten? Amüsieren sie sich genug – brauchen sie Unterbrechungen und Ablenkungen?
Quadrant 3 – Unterbrechungen — Leute, die hier viel Zeit verbringen, sind wahrscheinlich frustriert, gestresst und haben das Gefühl, nie etwas zu erledigen. Bei Lösungen geht es oft darum, Wege zu finden, anderen „Nein“ zu sagen, damit sie sich Zeit nehmen, um an ihren wichtigen Projekten zu arbeiten.
Quadrant 4 – Ablenkungen – Menschen, die hier viel Zeit verbringen, sind wahrscheinlich demotiviert, haben möglicherweise unklare Prioritäten und sind wahrscheinlich gestresst oder frustriert über sich selbst. Lösungen drehen sich oft darum, Sinn und Zweck zu finden, Klarheit zu gewinnen und „Nein“ zu uns selbst zu sagen.
Tipp: Menschen, die die meiste Zeit in den Quadranten 3 und 4 verbringen, fehlt es oft an Inspiration und Motivation. Sie haben möglicherweise den falschen Job, sind müde und/oder gestresst und könnten diese Aktivitäten nutzen, um „zu entkommen“. Sie brauchen vielleicht etwas Hilfe, um wichtige Aufgaben und Prioritäten zu klären und zu identifizieren, oder sie brauchen vielleicht etwas Hilfe, um zu sehen, wie das, was sie tun, einen Mehrwert bringt. Sie brauchen möglicherweise auch etwas konstruktiven „Spaß“ oder Freizeit, die in ihren Terminkalender eingetragen werden muss, damit es einfacher ist, hart zu arbeiten, wenn sie es brauchen.
All diese Bereiche eignen sich hervorragend für ein Nachbereitungscoaching. Sie können auch feststellen, dass ein Kunde wirklich davon profitieren kann, wenn er herausfindet, was ihm wirklich wichtig ist, und seine Karriere und/oder sein Leben an seinen Werten ausrichtet. Und obwohl Sie in diesem Workshop vielleicht keine Werte behandeln möchten, könnte es ein großartiger Folgeworkshop sein oder etwas, das Sie Menschen anbieten könnten, die an einem persönlichen Coaching danach interessiert sind.
Was wir anstreben: Das Ziel der Dringend-Wichtig-Matrix ist, dass Menschen sowohl der Arbeit an als auch der Planung ihrer wichtigen Projekte Vorrang einräumen – und das bedeutet, Zeit in Quadrant 2 zu verbringen. Das bedeutet auch, sich mit ihren Problemen zu befassen, BEVOR sie dringend werden. Wir möchten auch, dass die Menschen sich bewusst werden, wo sie sich ablenken und unterbrochen werden, damit sie die Zeit, die in diesen Bereichen „verschwendet“ wird, minimieren. Dann können sie die eingesparte Zeit nutzen und in Quadrant 2 verbringen.
6) LERNEN: Also, was hindert sie daran, ihre Zeit besser zu verwalten – speziell? Geben Sie ihnen einige Beispiele und lassen Sie sie einen Moment nachdenken. Teilen Sie sie dann in kleinere Gruppen von 3-5 Personen ein, um die zugrunde liegenden Gründe zu besprechen, warum jeder von ihnen die Zeit, die er in jedem der Quadranten verbringt, verbringt. Der Zweck besteht nicht darin, eine „Beschwerdesitzung“ abzuhalten, sondern zu versuchen, die genauen Ursachen zu ermitteln. Dieser Teil kann je nach Größe der Gruppe und Dynamik der Teilnehmer auch als Solo- oder ganze Gruppenübung durchgeführt werden. Lassen Sie schließlich jede Gruppe der Hauptgruppe über ihre Ergebnisse berichten.
Beispiele für den Anfang sind ein Chef, der seine Prioritäten nicht kennt und ihm immer wieder neue Aufgaben gibt. Vielleicht führen die eingesetzten Systeme und Prozesse zu unnötigem Mehraufwand. Vielleicht ist die Arbeit Routine und langweilig. Vielleicht sind sich die Leute nicht sicher, was sie tun, und stören Sie ständig, um das zu klären. Oder vielleicht steht ihr Schreibtisch neben dem Wasserspender, sodass die Leute sich weiter mit ihnen unterhalten. Stellen Sie sicher, dass sie spezifisch sind und das Problem eingrenzen können, bevor Sie Lösungen finden.
7) SELBSTBEWUSSTSEIN: Wo sabotieren sie sich selbst? Es ist an der Zeit, dass Ihre Teilnehmer eine persönliche Selbstbeobachtung durchführen. Wo sind SIE die Ursache ihrer Probleme? Helfen Sie ihnen, etwas Eigenverantwortung zu übernehmen. Beispiele für Selbstsabotage sind: Führen sie effektive Meetings durch? Fällt es ihnen schwer, Nein zu sagen? Mögen sie das Drama oder eine „Helden“-Rolle? Vielleicht fällt es ihnen schwer, Prioritäten zu setzen, oder vielleicht fehlt es ihnen an Disziplin und Konzentration? Sind sie gelangweilt und uninspiriert in ihrem Leben? Sehen sie den Aufbau von Beziehungen als Zeitverschwendung an?
NB. Dies geschieht am besten als Einzelübung, es sei denn, es besteht bereits ein hohes Maß an Vertrauen zwischen den Teilnehmern.
8) MOTIVATION: Wie würden sie ihre Zeit gerne anders verbringen? Was haben sie davon? Vielleicht finden Sie Leute, die Ihr Zeitmanagement mögen oder auf die Idee kommen, es zu verbessern – aber bis sie wirklich motiviert sind, werden sie die notwendigen Änderungen nicht vornehmen. Also helfen Sie ihnen herauszufinden, was für sie drin ist – eine Beförderung, eine Gehaltserhöhung, etwas Training, mehr Zeit mit den Kindern, ein neuer Job oder eine neue Karriere oder vielleicht einfach weniger von dem zu tun, was sie verabscheuen, und mehr von dem, was sie lieben? Fragen Sie also die Gruppe: „Wie wird sich Ihr Leben ändern, wenn Sie Ihre Zeit effektiver einteilen?“ Und lassen Sie sie ihre Ideen teilen, damit jeder sie hören und sich inspirieren lassen kann.
9) MASSNAHMEN ERGREIFEN: Was könnten sie also tun? Es ist Zeit für ein Brainstorming. Holen Sie die Leute entweder alleine oder, wenn Sie können, in Gruppen von 3-5, und bitten Sie sie, zusammenzuarbeiten, um JEDEN 3-5 mögliche Maßnahmen zu geben, um ihr Zeitmanagement zu verbessern. Sie müssen nicht alle umsetzen – dies ist nur eine Brainstorming-Übung. Vielleicht könnten sie eine Schulung anfordern oder ein Buch zu diesem Thema finden, sich jeden Morgen oder Abend Zeit nehmen, um ihren Tag zu planen, oder vielleicht könnten sie ein regelmäßiges Treffen mit ihrem Team oder ihrem Chef vereinbaren, um Prioritäten zu klären. Vielleicht könnten sie früher mit der Arbeit beginnen, wenn es ruhig ist, und sich darauf konzentrieren, die großen Aufgaben zu erledigen. Oder vielleicht müssen sie das Gefühl haben, einen Mehrwert zu schaffen oder Spaß zu haben – auch wenn dies eher in ihrem Privatleben als in ihrem Arbeitsleben geschieht.
10) VERPFLICHTUNG: Bitten Sie sie schließlich um 1-3 spezifische Aktionen, zu denen sie sich verpflichten werden. Sie müssen mindestens eine Aktion zum Mitnehmen auswählen und daran arbeiten. Stellen Sie sicher, dass diese Aktion etwas ist, das sie sofort umsetzen können – oder am nächsten Tag oder so. Was ist die SCHLÜSSEL-Aktion, die den Unterschied zu ihrer Wirksamkeit ausmachen wird? Bitten Sie sie, nur Aktionen auszuwählen, von denen sie sich zu 100 % sicher sind, dass sie sich dazu inspiriert fühlen. Verringern Sie gegebenenfalls die Aktion, bis sie sich hundertprozentig engagieren können. Bringen Sie sie dazu, die Aktion aufzuschreiben, und wenn Sie möchten, bitten Sie sie, sie zu unterzeichnen und zu datieren, um zusätzliche Verpflichtungen einzugehen!
Sobald sie alle mindestens eine Aktion ausgeführt haben, bringen Sie sie dazu, ihre Aktion/en zu teilen – entweder mit der Gruppe oder mit der Person neben ihnen. Dies hängt von der verbleibenden Zeit und der Größe der Gruppe ab.
Abschluss
Als Zusammenfassung ist es immer hilfreich und interessant (für Sie selbst und die anderen Teilnehmer), die Leute zu fragen, was ihre größten Gewinne aus der Sitzung sind. Was hat ihnen am meisten geholfen?
Und denken Sie daran, gegebenenfalls zu erwähnen, dass Sie gerne weiter mit Menschen zusammenarbeiten würden, wenn sie Hilfe benötigen, um ihre Zeit besser zu verwalten, sich für ihre Handlungen einzusetzen, einen gesunden Lebensstil zu schaffen oder vielleicht an ihren Werten zu arbeiten. Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie einige Visitenkarten und Werbematerialien zum Verteilen und Verschenken haben (und wenn sie sich auf das Zeitmanagement konzentrieren, umso besser). Jetzt können Sie loslegen – viel Spaß mit Ihrem Workshop!
